Een projectmanager vertelt de sponsor dat er, volgens het communicatieplan, wekelijks een status-e-mail zal worden verstuurd. De sponsor zegt dat de e-mail onnodig is omdat ze statusupdates zullen aanvragen wanneer dat nodig is. Wat moet de projectmanager hierna doen?

De projectmanager moet proactief de communicatiebehoeften van de sponsor achterhalen en het communicatieplan hierop aanpassen. Het communicatieplan is een levend document dat flexibel moet zijn om aan de verwachtingen van stakeholders te voldoen. Door te vragen welke informatie nodig is en hoe vaak, zorgt de projectmanager ervoor dat de sponsor relevante updates ontvangt op een manier die voor hen werkt, wat de stakeholderbetrokkenheid verbetert. De andere opties zijn minder effectief: De sponsor blijven kopiëren negeert hun voorkeur en kan als spam worden ervaren. De sponsor simpelweg van de distributie verwijderen zonder alternatief laat hen mogelijk onvoldoende geïnformeerd. Een vergadering van 15 minuten voorstellen is een specifieke oplossing die mogelijk niet aan alle informatiebehoeften voldoet en minder flexibel is dan het aanpassen van het communicatieplan.