Een projectmanager vindt het moeilijk om gestandaardiseerde kennisoverdrachtsprocessen te volgen, omdat teams en belanghebbenden verspreid zijn over locaties in het veld, op kantoor en op externe locaties, en sommige leden beperkte toegang hebben tot gedeelde elektronische bestanden. Hoe moet de projectmanager deze uitdaging aanpakken?

De juiste aanpak is om de omgeving en beschikbare middelen te beoordelen om de meest geschikte methode voor kennisoverdracht te bepalen. Gezien de verspreide teams en beperkte toegang tot gedeelde bestanden, is een standaardproces mogelijk niet effectief. Een grondige analyse helpt de projectmanager om alternatieve strategieën te identificeren, zoals het gebruik van verschillende communicatiekanalen, offline methoden of het aanpassen van het proces aan de specifieke beperkingen. Het versturen van informatie via e-mail is niet voldoende, omdat sommige leden beperkte toegang hebben. Een boodschap sturen over het belang van kennisoverdracht lost de logistieke problemen niet op. Het vragen om proceswijzigingen is voorbarig zonder eerst de situatie te analyseren en mogelijke oplossingen te onderzoeken.