Een projectmanager werd overgeplaatst naar een ander land, voltooide de planning en begon met de uitvoering met goede vooruitgang. Tijdens een sponsorvergadering klaagden belanghebbenden dat de e-mails van de manager erg hard zijn. Wat moet de projectmanager doen om dit op te lossen?

De projectmanager moet het communicatiemanagementplan aanpassen. Dit plan definieert hoe, wanneer en door wie projectinformatie wordt gecommuniceerd. De klachten van de belanghebbenden over de toon van de e-mails wijzen op een ineffectieve communicatie die het vertrouwen schaadt. Door het plan aan te passen, kan de projectmanager de communicatiemethoden, frequentie en toon herzien om beter aan te sluiten bij de verwachtingen van de belanghebbenden en het vertrouwen te herstellen. Het beoordelen van het invloedsniveau van belanghebbenden is een stap in stakeholderanalyse, maar lost het communicatieprobleem niet direct op. Het veranderen van de communicatiemodus naar vergaderingen is een mogelijke aanpassing, maar moet deel uitmaken van een herzien communicatieplan en is geen algemene oplossing. De communicatiestijl toeschrijven aan het hoofdkantoor is een excuus en lost het probleem niet op.