Een projectmanager wordt toegewezen nadat het charter is goedgekeurd en ontdekt dat belangrijke budgetposten die nodig zijn voor het resultaat zijn weggelaten. Wat moet de projectmanager nu doen?

De projectmanager moet onmiddellijk contact opnemen met de projectsponsor. Het projectcharter, inclusief het budget, is een cruciaal document dat de autoriteit en middelen voor het project vastlegt. Als er belangrijke budgetposten ontbreken, kan dit de haalbaarheid van het project in gevaar brengen en leiden tot scopewijzigingen, vertragingen of mislukking. De sponsor is de eigenaar van het project en heeft de autoriteit om het charter en het budget te herzien en goed te keuren. Het toevoegen van de posten aan het risicologboek is onvoldoende, omdat dit een direct en fundamenteel probleem is dat de projectbasis beïnvloedt, niet alleen een potentieel risico. Het project starten met bekende budgettekorten is onverantwoordelijk en zal vrijwel zeker leiden tot problemen. Het verminderen van kwaliteit of scope om budget vrij te maken is niet de taak van de projectmanager zonder overleg en goedkeuring van de sponsor, en kan de projectdoelstellingen ondermijnen.