Een projectsponsor eist technische specificaties voor een component, maar heeft geen autorisatie om deze in te zien. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De projectmanager moet zo snel mogelijk met de projectsponsor afspreken om de kwestie te bespreken. Dit is de meest directe en effectieve manier om de situatie te begrijpen, de reden voor het verzoek te achterhalen en de beperkingen rondom de informatie te communiceren. Door open communicatie kan een oplossing worden gevonden die zowel aan de behoeften van de sponsor voldoet als de projectrichtlijnen respecteert. Het verstrekken van geredigeerde specificaties is voorbarig en kan leiden tot misverstanden of onvolledige informatie. Het loggen van het probleem en het informeren van het team zonder eerst met de sponsor te spreken, vertraagt de oplossing en kan escalatie veroorzaken. Het ontwikkelen van een stakeholder engagement plan is een langdurige activiteit en lost het directe probleem niet op.