Een projectstakeholder is vertrokken en vervangen door een familielid van een teamlid. Dit familielid woont geen vergaderingen bij, maar vraagt het teamlid wel om projectupdates. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet een vergadering aanvragen met de nieuwe stakeholder om de rol, verwachtingen en communicatievoorkeuren te bespreken. Dit zorgt voor een duidelijke afstemming en voorkomt misverstanden. Het versturen van statusrapporten zonder voorafgaand overleg is onvoldoende, aangezien de stakeholder mogelijk specifieke informatie nodig heeft of een andere communicatiemethode prefereert. Escaleren naar de projectsponsor is voorbarig, omdat de projectmanager eerst zelf moet proberen de situatie te beheren. Een herzien statusrapportformat is niet de primaire oplossing; het probleem zit in de communicatie met de nieuwe stakeholder, niet in het format zelf.