Een projectteam heeft contracten voor voertuigen en bouwdiensten. Halverwege de uitvoering kan de voertuigleverancier niet leveren en is er niet genoeg tijd om een andere leverancier te vinden zonder het project te vertragen. Wat moet de projectmanager doen om de voertuigen aan te schaffen?

De projectmanager moet eerst de bestaande servicecontracten controleren. Het is mogelijk dat er clausules of opties zijn binnen het contract voor bouwdiensten die de aanschaf van voertuigen mogelijk maken, bijvoorbeeld via onderaannemers of partners van de bouwdienstverlener. Dit is de meest efficiënte en minst verstorende aanpak, omdat het gebruikmaakt van bestaande afspraken en de noodzaak om nieuwe contracten op te stellen of de planning drastisch te wijzigen, kan voorkomen. Het vragen aan het technische team om vereisten te herzien is geen directe oplossing voor de leveringsproblemen en kan leiden tot onnodige budgetverhogingen. Met de klant overleggen om extra tijd te vragen is een escalatiestap die pas overwogen moet worden nadat interne oplossingen zijn onderzocht. Voertuigen aanschaffen zonder goedkeuring van de change control board is een schending van het projectbeheerproces en kan leiden tot ongeautoriseerde uitgaven en risico's.