Een projectteam heeft software geïnstalleerd, kennis overgedragen aan operations, het eindrapport verstuurd en feest gevierd. Een week later stuurt de klant een lijst met niet-vervulde vereisten en vraagt om fixes binnen het oorspronkelijke budget. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De projectmanager had de acceptatiecriteria moeten beoordelen en formele goedkeuring van de klant moeten verkrijgen. Dit proces, bekend als het sluiten van het project of de fase, bevestigt dat de deliverables voldoen aan de overeengekomen eisen en dat de klant de opleveringen accepteert. Zonder formele acceptatie is het project niet officieel afgerond, en kunnen er later discussies ontstaan over onvervulde vereisten, zoals in dit scenario. Een risicobudget toewijzen is proactief, maar lost de onderliggende oorzaak van onduidelijke acceptatie niet op. Een pilot uitvoeren helpt bij het testen, maar garandeert geen formele acceptatie van alle criteria. Regelmatig vergaderen met de klant is cruciaal voor communicatie, maar vervangt niet de noodzaak van een formele acceptatieprocedure aan het einde van het project.