Een projectteam ontwerpt een oplossing voor een complex project met onduidelijke klantvereisten, dus er zijn dagelijkse vergaderingen tussen het team en de klant afgesproken. Verschillende externe aannemers maken bezwaar en zeggen dat de vergaderingen tijdverspilling zijn. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet de aannemers verwelkomen en betrekken als onderdeel van het projectteam. Dit project heeft onduidelijke vereisten en vereist frequente interactie met de klant, wat kenmerkend is voor een adaptieve (Agile) aanpak. Door aannemers te integreren in het team en de dagelijkse klantvergaderingen, worden zij direct betrokken bij de besluitvorming en krijgen zij inzicht in de evoluerende vereisten, wat misverstanden en weerstand vermindert. De optie om aannemers afzonderlijk met de klant te laten vergaderen creëert silo's en kan leiden tot inconsistente informatie. De klant vragen om vereisten te documenteren is niet effectief bij onduidelijke en veranderlijke vereisten, wat de noodzaak van adaptieve methoden benadrukt. Het waarschuwen en bestraffen van aannemers lost de onderliggende oorzaak van hun bezwaren niet op en schaadt de teamdynamiek.