Een softwareontwikkelingsproject heeft de initiatiefase afgerond en het technische ontwerp is goedgekeurd door het projectstuurgroep. Later werd ontdekt dat het ontwerp het productiesysteem van het bedrijf zal beïnvloeden en dat een nieuw technisch ontwerp vereist is, wat het project mogelijk met drie maanden vertraagt. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De projectmanager moet eerst de vertraging van het technische ontwerp registreren als een risico in het projectrisicologboek. Dit is een proactieve stap in risicobeheer, waarbij de potentiële impact en waarschijnlijkheid van de vertraging worden vastgelegd. Dit stelt het projectteam in staat om het risico te analyseren, te kwantificeren en passende responsstrategieën te ontwikkelen voordat het een probleem wordt. Pas nadat het risico is geïdentificeerd en gedocumenteerd, kan een effectieve discussie met het stuurgroep plaatsvinden, ondersteund door feiten en mogelijke oplossingen. Het doorgaan met het goedgekeurde ontwerp is onverantwoord, omdat het de productiesystemen van het bedrijf in gevaar brengt. Het direct aanvragen van een nieuw ontwerp of het organiseren van een vergadering zonder voorbereiding is minder effectief dan eerst het risico formeel vast te leggen.