Een sponsor zegt dat een belangrijke stakeholder klaagt dat gerapporteerde metrics verschillen, waardoor het project er ongecontroleerd uitziet. De projectmanager heeft het communicatiemanagementplan gevolgd, maar de stakeholder woont zelden statusvergaderingen bij. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De projectmanager moet eerst de communicatiebehoeften evalueren. Hoewel het communicatiemanagementplan is gevolgd, klagen stakeholders over inconsistente metrics en woont de belangrijkste stakeholder zelden vergaderingen bij. Dit duidt op een kloof tussen de geplande communicatie en de daadwerkelijke behoeften of ontvangst van de stakeholder. Het aanpassen van het plan op basis van deze evaluatie is cruciaal om de communicatie effectiever te maken en de perceptie van de stakeholder te verbeteren. De andere opties zijn minder passend: Contingency reserves gebruiken voor fast tracking en KPI's verbeteren is geen directe oplossing voor communicatieproblemen en kan onnodige risico's introduceren. De resource breakdown structure (RBS) beoordelen om een stakeholder te vervangen is een escalatie die niet de eerste stap moet zijn, en de RBS is niet direct gerelateerd aan stakeholdervervanging. Bewijs leveren aan de projectsponsor dat het project op schema ligt en de communicatie is verzonden, lost het onderliggende probleem van de stakeholderperceptie niet op.