Een team dat was ingehuurd voor werk op locatie, moet nu op afstand werken; sommige teamleden zijn naar huis teruggekeerd en vragen om vergoeding van operationele kosten. Wat moet de projectmanager doen?

De situatie beschrijft een verandering in de projectomstandigheden (van werken op locatie naar werken op afstand) die financiële implicaties heeft (vergoeding van operationele kosten). Volgens de PMBOK Guide moet elke wijziging die een impact heeft op de projectbaselines (scope, planning, kosten) of andere projectdocumenten, worden beheerd via het Perform Integrated Change Control-proces. Dit proces zorgt ervoor dat alle wijzigingsverzoeken zorgvuldig worden beoordeeld, goedgekeurd of afgewezen, en geïmplementeerd. Het indienen van een wijzigingsverzoek is de formele stap om dit proces te initiëren. Het budget herzien en geld toewijzen zonder dit proces te volgen, is voorbarig en onvoldoende, omdat de wijziging eerst formeel moet worden goedgekeurd. Het projectmanagementplan bijwerken met de gemaakte kosten is een gevolg van een goedgekeurde wijziging, niet de eerste stap. De teamleden vragen om een rechtvaardiging is een onderdeel van het verzamelen van informatie voor het wijzigingsverzoek, maar niet de overkoepelende actie die de projectmanager moet ondernemen.