Een teamleider van een uitvoerend project met meerdere delivery teams heeft statusupdates verstuurd zonder deze met de projectmanager te bespreken. Stakeholders maken zich zorgen over een gebrek aan afstemming, omdat andere teams deze updates niet verstrekken. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet eerst met de teamleider overleggen om de beweegredenen achter het versturen van de updates te begrijpen. Dit bevordert open communicatie en helpt de projectmanager om de situatie volledig in te schatten voordat er actie wordt ondernomen. Het instrueren van de teamleider om te stoppen zonder overleg kan leiden tot demotivatie en het missen van waardevolle informatie. Het doornemen van rapportagevereisten met stakeholders is een latere stap, nadat de interne situatie is begrepen. Het vragen aan andere teamleiders om vergelijkbare updates te verstrekken, lost het onderliggende probleem van inconsistentie niet op en kan leiden tot onnodige administratieve lasten.