Een teamlid zegt dat ze niet zeker weten of ze werken met het nieuwste eisen-document – er is een week geleden een e-mail verzonden – en heeft eerder meer dan 20 uur besteed aan een bestand dat later is bijgewerkt door een ander teamlid dat geen revisies heeft verzonden. Wat moet de projectmanager doen om dit te voorkomen?

Het implementeren van een Project Management Informatie Systeem (PMIS) is de meest effectieve oplossing. Een PMIS biedt centrale opslag en versiebeheer voor documenten, wat ervoor zorgt dat teamleden altijd toegang hebben tot de nieuwste goedgekeurde versie van elk document, inclusief eisen. Dit voorkomt verwarring over versies en het verspillen van tijd aan verouderde bestanden, zoals in het scenario beschreven. Het aanmoedigen van communicatie door teamleden op dezelfde locatie te plaatsen is nuttig, maar lost het probleem van documentversiebeheer niet direct op. Het herzien van het communicatiemanagementplan kan processen verbeteren, maar zonder een systeem dat versiebeheer afdwingt, blijft het risico bestaan. Teamleden verbieden om documenten via e-mail te verzenden is onpraktisch en kan de communicatie belemmeren zonder een alternatief voor het delen van documenten.