Een zeer betrokken belangrijke stakeholder klaagt dat de projectrapporten ontoereikend zijn. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De projectmanager moet eerst controleren of de huidige rapporten voldoen aan het communicatiemanagementplan. Dit plan definieert de communicatiebehoeften van stakeholders, inclusief inhoud, frequentie en format van rapporten. Als de rapporten niet voldoen aan het plan, is dat een duidelijke oorzaak van de klacht en moet dit worden gecorrigeerd. Als de rapporten wel voldoen, dan moet het communicatiemanagementplan zelf worden herzien om de behoeften van de stakeholder beter te weerspiegelen. De andere opties zijn minder effectief als eerste stap: uitleggen dat het goedgekeurde sjablonen zijn negeert de klacht; het team vragen om alle rapporten te herzien zonder de oorzaak te kennen is inefficiënt; en de sponsor vragen om te bemiddelen is prematuur voordat de projectmanager de feiten heeft gecontroleerd.