Halverwege de uitvoering vragen belanghebbenden om apparatuur die naar verwachting zou worden aangeschaft. De projectmanager legt uit dat de apparatuur is gekocht, maar afwijkt van wat belanghebbenden nu vragen, omdat de initiële vereisten in een eerdere vergadering zijn gewijzigd. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De projectmanager had moeten zorgen dat communicatie over gewijzigde vereisten naar alle belanghebbenden werd gestuurd. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de meest recente specificaties, inclusief degenen die betrokken zijn bij inkoop. Hoewel het valideren en communiceren van vereisten met het inkoopteam belangrijk is, is het cruciaal dat alle relevante belanghebbenden op de hoogte zijn van wijzigingen, niet alleen het inkoopteam. Het monitoren van veranderende behoeften is goed, maar zonder adequate communicatie leidt dit alsnog tot problemen. Annulering van contracten is een reactie op het probleem, geen preventieve maatregel.