Het projectteam besteedt buitensporig veel tijd aan het produceren van meerdere rapportageformaten voor dezelfde projectupdates aan verschillende belanghebbenden. Wat moet de projectmanager doen om deze inspanning te verminderen?

De projectmanager moet communicatie per groep belanghebbenden segmenteren. Dit betekent dat vergelijkbare belanghebbenden met vergelijkbare informatiebehoeften worden gegroepeerd, zodat rapporten en updates efficiënter kunnen worden opgesteld en gedistribueerd. Het aanpassen van rapportageformaten voor elke individuele belanghebbende is inefficiënt. Het herzien van het communicatiemanagementplan om minder invloedrijke belanghebbenden te verwijderen is geen oplossing, omdat alle belanghebbenden relevante informatie moeten ontvangen. Het toewijzen van alle communicatie aan één teamlid kan leiden tot overbelasting en knelpunten. Het houden van tweewekelijkse statusvergaderingen voor alle belanghebbenden tegelijkertijd is vaak ineffectief, omdat de informatiebehoeften sterk kunnen verschillen en niet iedereen alle details hoeft te ontvangen.