Het projectteam bouwt een oplossing voor het beheer van landelijke crisisbestrijding. Ze besteden het grootste deel van hun tijd aan vergaderingen met eindgebruikers, wat de voortgang vertraagt. Hoe moet de projectmanager de implementatie op schema houden en tegelijkertijd goedkeuring van de belanghebbenden verkrijgen?

De beste aanpak is om transparantie te vergroten en de frequentie van vergaderingen te verminderen. Door vereisten, prioriteiten en voortgang op een zichtbaar bord te plaatsen, kunnen belanghebbenden de status van het project op elk moment inzien zonder dat er constante vergaderingen nodig zijn. Dit bevordert zelforganisatie en efficiëntie, en zorgt ervoor dat het team zich kan concentreren op de ontwikkeling terwijl belanghebbenden toch geïnformeerd blijven en feedback kunnen geven. De andere opties zijn minder effectief: Dagelijkse vergaderingen op een vast tijdstip verminderen de vergadertijd niet significant en kunnen nog steeds de voortgang belemmeren. Stoppen met vergaderen en starten met ontwikkelen zonder verdere input kan leiden tot een oplossing die niet voldoet aan de behoeften van de eindgebruikers. De projectsponsor vragen om de vergaderingen bij te wonen, haalt de directe feedback van de eindgebruikers weg bij het team, wat de kwaliteit van de oplossing kan beïnvloeden.