Het team dringt aan op de aanschaf van een applicatie die de werktijd aanzienlijk zou verkorten en zou helpen de deadline te halen, maar dit zal de projectkosten verhogen. De sponsor wil een goedkopere applicatie overwegen die ook tijd bespaart. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet een beslissingsboom maken om de verschillende opties (dure applicatie, goedkope applicatie, geen applicatie) en hun potentiële uitkomsten (kostenbesparing, tijdsbesparing, risico's) te evalueren. Dit instrument helpt bij het visualiseren van de beslissingspunten en de waarschijnlijkheid van succes of falen, inclusief de financiële impact. Dit stelt de projectmanager in staat om een objectieve aanbeveling te doen aan de sponsor, gebaseerd op een kwantitatieve analyse. Het indienen van een wijzigingsverzoek is voorbarig, omdat er nog geen definitieve beslissing is genomen over welke applicatie te kiezen. Het direct aanschaffen van de applicatie is onverstandig zonder een grondige analyse en goedkeuring van de sponsor. Het analyseren van aannames en beperkingen is een doorlopend proces, maar biedt op zichzelf geen beslissingskader voor deze specifieke situatie.