In een matrixorganisatie leidt een projectmanager een intern softwareproject om conflicten in het trackingsysteem van het bedrijf te verminderen. Ontwikkelaars hebben de applicatie geïmplementeerd en deze levert al enkele voordelen op, maar het zal enige tijd duren voordat alle voordelen volledig zijn gerealiseerd. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet coördineren met functionele leiders om de overdracht te valideren. Hoewel de applicatie al voordelen oplevert, is het project nog niet volledig afgerond totdat de formele overdracht heeft plaatsgevonden en de projectafsluiting is voltooid. De voordelen worden gerealiseerd na de projectafsluiting, als onderdeel van de operationele fase. Het project blijven beheren totdat alle voordelen zijn gerealiseerd is onjuist, omdat voordelenrealisatie een operationele activiteit is, geen projectactiviteit. Een nieuw project initiëren om voordelen te monitoren is overbodig; dit is een onderdeel van operationeel beheer. Documenten bijwerken en het project afsluiten is de laatste stap, maar pas nadat de overdracht is gevalideerd.