In een matrixorganisatie moet een project om het interne trackingsysteem te verbeteren een onverwachte wijziging in de overheidsboekhoudkundige vereisten opnemen. Het ontwikkelingsteam heeft de wijziging zonder extra kosten geïmplementeerd, maar de testkosten overschrijden het testbudget. Wat moet de projectmanager doen?

De correcte actie is het indienen van een wijzigingsverzoek bij de kostenbaseline via het governanceproces. Onverwachte kosten die het budget overschrijden, vereisen een formele procedure om de baseline aan te passen en de benodigde financiering te verkrijgen. Dit zorgt voor transparantie en goedkeuring door de juiste autoriteiten, wat essentieel is in een matrixorganisatie. Het vragen om reservefondsen aan de sponsor is een optie, maar een formeel wijzigingsverzoek is de gestructureerde manier om dit te doen, vooral als het om een overschrijding van de baseline gaat. Een kosten-batenanalyse is nuttig, maar lost de directe financieringsbehoefte niet op en herverdeling van ontwikkelingsfondsen is mogelijk niet haalbaar of wenselijk. Het bijwerken van de basis van schattingen en het kostenbeheerplan is belangrijk, maar dit volgt op de goedkeuring van de financiering, het is geen actie om de financiering te verkrijgen.