Na de oplevering van de eerste release weigerde een getroffen afdeling het systeem te gebruiken, omdat zij van mening waren dat het meer werk oplevert. Wat had de projectmanager kunnen doen om dit te voorkomen?

De meest effectieve actie om dit probleem te voorkomen, is het uitvoeren van een stakeholderanalyse. Een stakeholderanalyse identificeert alle betrokkenen, hun belangen, hun invloed en hun potentiële impact op het project. Door dit vroegtijdig te doen, had de projectmanager de weerstand van de afdeling kunnen identificeren, hun zorgen kunnen begrijpen en strategieën kunnen ontwikkelen om hun betrokkenheid en acceptatie te waarborgen, bijvoorbeeld door hen te betrekken bij de vereistenanalyse of door training aan te bieden. Een gebruikersenquête had achteraf inzicht kunnen geven, maar voorkomt het probleem niet proactief. Het beoordelen van organisatorische standaardbeleidsregels is belangrijk, maar richt zich niet direct op de specifieke zorgen van deze afdeling. Een escalatieplan is een reactieve maatregel voor als problemen al zijn ontstaan, niet een preventieve.