Na een functioneringsgesprek vraagt een teamlid de projectmanager om feedback. De manager gaf anekdotische opmerkingen over het teamlid dat hij een positieve teamspeler was en over het algemeen het werk op tijd afleverde, hoewel hij één of twee keer te laat was. Het teamlid is gefrustreerd dat het jaarlijkse functioneringsgesprek concrete informatie miste. Wat moet de projectmanager doen om deze frustratie in de toekomst te voorkomen?

De juiste aanpak is om de Key Performance Indicators (KPI's) van het teamlid te beoordelen en uit te leggen hoe deze worden bepaald. Dit biedt concrete, meetbare criteria voor prestatie-evaluatie, wat de frustratie van het teamlid over het gebrek aan specifieke informatie wegneemt. Door de KPI's te bespreken, kan de projectmanager objectieve feedback geven en het teamlid helpen begrijpen hoe hun prestaties worden gemeten en verbeterd. Het vragen aan HR om KPI's te leveren is niet de primaire verantwoordelijkheid van de projectmanager en lost de directe behoefte aan concrete feedback niet op. Het stellen van teamdoelen en uitleggen hoe het team dezelfde prestatiescores krijgt, is te algemeen en richt zich niet op de individuele prestaties van het teamlid. Het voorzien van tools voor het bijhouden van de velocity is nuttig voor agile projecten, maar is geen vervanging voor een gestructureerde prestatie-evaluatie gebaseerd op vooraf gedefinieerde KPI's.