Na voltooiing van de eerste fase verklaarde de projectmanager het project succesvol, omdat het op tijd, binnen budget en binnen scope was. De sponsor was het daar niet mee eens en zei dat voordelen zoals lagere productkosten en een verbeterde reactietijd van het systeem niet waren behaald. Wat was waarschijnlijk de oorzaak hiervan?

De projectmanager beoordeelde succes op basis van de traditionele projectbeperkingen (tijd, budget, scope), terwijl de sponsor succes beoordeelde op basis van de gerealiseerde voordelen. Dit verschil in perspectief duidt erop dat de acceptatiecriteria, die bepalen wanneer het project of een fase als succesvol wordt beschouwd, niet nauwkeurig genoeg waren gedefinieerd om de verwachtingen van de sponsor over de voordelen te omvatten. Het niet volgen van het wijzigingsbeheerplan is onwaarschijnlijk, aangezien de kwestie betrekking heeft op de definitie van succes, niet op het beheer van wijzigingen. Hoewel voordelen mogelijk niet expliciet in het projectmanagementplan stonden, zouden ze wel in de businesscase of het voordelenbeheerplan moeten staan en moeten leiden tot duidelijke acceptatiecriteria. Voordelen worden op organisatieniveau beheerd, maar de projectmanager moet wel begrijpen welke voordelen het project moet opleveren en dit opnemen in de acceptatiecriteria.