Nadat de sponsor een nieuw kwaliteitsrapport had goedgekeurd en dit onder de belanghebbenden was verspreid, vroeg een senior manager om wijzigingen in de kleuren en groottes van enkele grafieken. Wat moet de projectmanager doen?

De correcte actie is om de manager te vragen een formeel wijzigingsverzoek in te dienen. Zelfs kleine wijzigingen, zoals aan de opmaak van een rapport, moeten via het formele wijzigingsbeheerproces verlopen. Dit zorgt ervoor dat alle wijzigingen worden beoordeeld op hun impact op het project, worden gedocumenteerd en goedgekeurd door de juiste autoriteit, en dat de projectdocumentatie consistent blijft. De wijziging weigeren is niet constructief en negeert de input van een belanghebbende. De wijzigingen aanbrengen in het volgende rapport is een optie, maar zonder formeel verzoek is er geen garantie dat de wijziging wordt meegenomen of dat de manager akkoord gaat met de vertraging. Het team vragen de wijzigingen direct door te voeren omzeilt het wijzigingsbeheerproces, wat kan leiden tot ongecontroleerde wijzigingen en scope creep.