Nadat het projectcharter is goedgekeurd, moet de projectmanager gedetailleerde vereisten, beperkingen en aannames definiëren met belanghebbenden, maar niet alle belanghebbenden kunnen op korte termijn bijeenkomen. Hoe moet de projectmanager de benodigde input verzamelen?

Na goedkeuring van het projectcharter moet de projectmanager de gedetailleerde vereisten, beperkingen en aannames verzamelen. Wanneer een gezamenlijke bijeenkomst niet haalbaar is voor alle belanghebbenden, is het essentieel om proactief individuele communicatiekanalen te gebruiken, zoals e-mail, telefoon of persoonlijke gesprekken, om hun cruciale input te verzamelen. Dit waarborgt dat alle perspectieven worden meegenomen in de planning. Een vergadering houden met alleen de beschikbare belanghebbenden zou leiden tot het missen van belangrijke input van afwezige belanghebbenden. Escaleren naar de sponsor is voorbarig en lost het probleem van het verzamelen van input niet op. Het projectmanagementplan ontwikkelen zonder belanghebbenden te raadplegen, riskeert het creëren van een plan dat niet aansluit bij de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden.