Op basis van eerdere ervaringen weet een projectmanager dat een klant traag is met het goedkeuren van documenten en vaak de afgesproken deadlines mist. Hoe moet de projectmanager dit probleem aanpakken tijdens de kickoff-vergadering voor een nieuw project met dezelfde klant?

De correcte aanpak is om met de klant overeenstemming te bereiken over acceptabele doorlooptijden voor documentgoedkeuringen. Dit is een proactieve stap die de verwachtingen managet en een gezamenlijke oplossing zoekt. Door dit tijdens de kickoff te bespreken, wordt het probleem erkend en wordt er een duidelijke afspraak gemaakt, wat essentieel is voor een soepel projectverloop. Het vastleggen in het risicoregister is een goede stap, maar lost het probleem niet op; het documenteert het alleen. Extra middelen aanbieden is niet de meest efficiënte oplossing en kan de klant aanmoedigen om de deadlines te blijven missen. De klant herinneren aan hun verantwoordelijkheden is te confronterend en lost de onderliggende oorzaak van de vertragingen niet op.