Stakeholders hebben geklaagd over slechte communicatie over de voortgang van het project, ondanks wekelijkse statusrapporten aan het PMO en het volgen van het standaard communicatiemanagementplan. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet een root cause analysis (RCA) uitvoeren om de onderliggende oorzaak van de slechte communicatie te achterhalen. Hoewel wekelijkse rapporten worden verstrekt, is de effectiviteit ervan duidelijk onvoldoende. Een RCA helpt bij het identificeren van de werkelijke problemen, zoals ongeschikte communicatiemethoden, onduidelijke inhoud, of een gebrek aan begrip bij de ontvangers, in plaats van alleen de symptomen aan te pakken. Het indienen van een wijzigingsverzoek voor een samenwerkingstool is voorbarig zonder te weten of dit de juiste oplossing is. Het verspreiden van geprinte rapporten en controleren of ontvangers deze lezen, is inefficiënt en pakt de kern van het probleem niet aan. Ervoor zorgen dat alle klagende stakeholders op de distributielijst staan, is een basisvereiste, maar lost het probleem van ineffectieve communicatie niet op als ze de rapporten al ontvangen maar deze niet begrijpen of waarderen.