Tijdens de eerste vergadering met een nieuwe projectmanager klaagt een belanghebbende dat hij geen periodieke rapporten ontvangt. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De projectmanager moet eerst de verwachtingen van de belanghebbende begrijpen en het stakeholder engagement plan bijwerken. De klacht over ontbrekende rapporten duidt op een mogelijke mismatch tussen de huidige communicatie en de behoeften van de belanghebbende. Door een gesprek aan te gaan, kan de projectmanager de specifieke informatiebehoeften en voorkeurscommunicatiemethoden van de belanghebbende achterhalen. Het bijwerken van het stakeholder engagement plan zorgt ervoor dat deze inzichten worden vastgelegd en toekomstige communicatie hierop wordt afgestemd. De andere opties zijn minder effectief als eerste stap: Het direct bijwerken van het projectmanagementplan zonder de verwachtingen te begrijpen, kan leiden tot onjuiste aanpassingen. Het uitnodigen voor projectbeoordelingsvergaderingen lost het probleem van ontbrekende periodieke rapporten niet direct op en is mogelijk niet de voorkeur van de belanghebbende. Het toevoegen van informatie van de belanghebbende aan rapporten is een actie die volgt op het begrijpen van de behoeften, niet de eerste stap.