Tijdens de implementatie heeft een nieuwe regelgeving impact op het project en is een kritieke statusvergadering over scopewijzigingen vereist. De projectmanager ontdekt dat een belangrijke stakeholder de geplande vergadering niet kan bijwonen. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet voorafgaand aan de vergadering met de stakeholder overleggen om hun input te verkrijgen. Dit zorgt ervoor dat de essentiële input van de stakeholder, die niet aanwezig kan zijn, toch wordt meegenomen in de besluitvorming over de scopewijzigingen. Dit is cruciaal voor een effectief wijzigingsbeheer en om de belangen van alle belangrijke partijen te waarborgen. Het beleggen van een CCB-vergadering en de stakeholder achteraf informeren (optie 1) is niet optimaal, omdat de belangrijke input van de stakeholder dan ontbreekt in de besluitvorming. Het communicatiemanagementplan bijwerken en de wijziging implementeren (optie 2) is voorbarig; de wijziging moet eerst worden besproken en goedgekeurd. Overleggen met de projectsponsor (optie 3) is een optie, maar het direct verkrijgen van de input van de stakeholder is efficiënter en directer gerelateerd aan de inhoudelijke beslissing.