Tijdens de implementatiefase van een bouwproject vroeg de klant een belangrijke onderaannemer om een werkpakket eerder dan gepland op te leveren. De onderaannemer was onvoorbereid en vroeg om extra budget. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De projectmanager moet eerst de risicoregister en projectlog bijwerken. Het verzoek van de klant introduceert een nieuw risico (extra kosten en mogelijke vertragingen) en een incident dat moet worden vastgelegd. Nauwlettend budgetbeheer is cruciaal om de financiële impact te monitoren. Het herzien van de projectscope is voorbarig; eerst moet de impact van het verzoek worden geanalyseerd. Een wijzigingsverzoek indienen is een latere stap, nadat de impact is geëvalueerd en opties zijn overwogen. Het senior management om extra middelen vragen is ook voorbarig; eerst moet de projectmanager de situatie volledig begrijpen en de impact bepalen.