Tijdens de planning ontdekt de projectmanager dat een standaardbenadering voor stakeholderbetrokkenheid niet zal werken. Een vertegenwoordiger van de klant, die geen belangrijke beslisser is, heeft een zeer uitgesproken mening en zou de voortgang kunnen blokkeren vanwege vermeende autoriteit in vergaderingen. Hoe moet de projectmanager hiermee omgaan?

De projectmanager moet proactief omgaan met deze stakeholder. Door tijd in te plannen om instemming te verkrijgen vóór belangrijke beslissingsvergaderingen, kan de projectmanager de zorgen van de stakeholder adresseren en hun input integreren waar passend, waardoor potentiële verstoringen tijdens de vergaderingen worden voorkomen. Dit toont effectief stakeholderbeheer aan. Alleen belangrijke beslissers laten deelnemen, negeert de invloed van deze stakeholder en kan leiden tot latere problemen. Het projectplan bijwerken is te algemeen en pakt de specifieke dynamiek niet direct aan. Het risicoregister bijwerken is een goede stap, maar het is reactief; de proactieve benadering van het verkrijgen van instemming is effectiever om het probleem te mitigeren voordat het zich voordoet.