Tijdens de planning van de volgende sprint review ontvangt de projectleider een verzoek van een senior manager voor een statusrapport, waarbij een gedetailleerdere template wordt gebruikt dan het maandelijkse rapport van het PMO. Het team volgt het werk met een elektronische product backlog en een kanban board. Wat moet de projectmanager hierna doen?

De projectmanager moet contact opnemen met de senior manager om de informatiebehoeften te verduidelijken. Dit is de beste eerste stap omdat het de projectmanager in staat stelt te begrijpen waarom de manager een afwijkend rapport nodig heeft en welke specifieke informatie ontbreekt in het standaard PMO-rapport. Zonder deze verduidelijking is elke andere actie een aanname. Het geven van toegang tot de product backlog of het bespreken van het kanban board is mogelijk niet voldoende of relevant voor de manager, afhankelijk van hun behoeften. Het aanpassen van de PMO-template zonder de behoeften te kennen, kan leiden tot onnodig werk of een rapport dat nog steeds niet voldoet.