Tijdens de uitrol van een nieuw financieel systeem zijn er verschillende problemen ontstaan die het project vertragen. Een nieuwe projectsponsor is onlangs toegetreden, maar heeft de projectmanager nog niet ontmoet. De problemen hebben een aanzienlijke impact op de oplevering. Hoe moet de projectmanager de nieuwe sponsor waarschuwen?

De projectmanager moet proactief communiceren met de nieuwe sponsor, vooral gezien de aanzienlijke problemen die het project vertragen. Een directe e-mail met een samenvatting van de status en de belangrijkste zorgen, gevolgd door een verzoek om een persoonlijke ontmoeting, is de meest effectieve manier om de sponsor snel te informeren en hun betrokkenheid te vragen. Dit toont leiderschap en zorgt voor een snelle escalatie en besluitvorming. Het simpelweg uitnodigen voor teamvergaderingen is te passief en garandeert geen snelle informatieoverdracht of begrip van de urgentie. Alleen doorgaan met statusrapporten is onvoldoende, omdat de sponsor mogelijk nog niet volledig ingewerkt is en de urgentie van de problemen niet direct oppikt. Het sturen van alleen een risicoanalyse is ook onvoldoende; de sponsor heeft een beknopte samenvatting en een directe oproep tot actie nodig, niet alleen ruwe data.