Tijdens de uitvoering gebruikt een wereldwijd projectteam videoconferenties voor dagelijkse vergaderingen, maar slechts enkele leden nemen actief deel, wat leidt tot misverstanden. Wat moet de projectmanager doen?

Het herzien van de vergaderingsregels om de oorspronkelijke afspraken van het team te bevestigen, is de meest effectieve aanpak. Dit herinnert iedereen aan de overeengekomen gedragsregels en verwachtingen voor deelname, wat de actieve betrokkenheid kan verhogen en misverstanden kan verminderen. Round-robin check-ins kunnen de deelname forceren, maar pakken de onderliggende oorzaak van het gebrek aan betrokkenheid niet aan en kunnen inefficiënt zijn. Eén-op-één vergaderingen zijn tijdrovend en lossen het probleem van de groepsdynamiek niet op. Een enkele vertegenwoordiger aanwijzen vermindert de transparantie en de directe communicatie tussen teamleden, wat cruciaal is voor een wereldwijd team.