Tijdens de uitvoering moest een taak een belangrijk document opstellen voor een serviceleverancier. Een senior engineer heeft gedetailleerde instructies opgesteld, maar twee dagen na het versturen van het document vraagt de leverancier om opheldering, wat waarschijnlijk een vertraging van een dag of langer zal veroorzaken. Wat moet de projectmanager nu doen?

De beste actie is om met de engineer te overleggen en te bepalen hoe toekomstige problemen kunnen worden voorkomen. Dit bevordert continue verbetering en pakt de hoofdoorzaak aan. Het toewijzen van een andere engineer lost het onderliggende probleem niet op en kan de relatie met de oorspronkelijke engineer schaden. Het loggen van de taak op het kanbanbord is een goede stap voor het bijhouden, maar lost het probleem niet op en voorkomt herhaling niet. Escalatie naar de functionele manager is voorbarig en kan de engineer demotiveren; de projectmanager moet eerst proberen het probleem op projectniveau op te lossen.