Tijdens een productevaluatie na de release heeft het team gedetailleerde feedback nodig van zeven belanghebbenden. Zes hebben snel gereageerd; één heeft ondanks herhaalde verzoeken niet gereageerd. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet proactief een vergadering plannen met de terughoudende belanghebbende om hun feedback te verkrijgen. Dit is de meest directe en effectieve manier om de benodigde informatie te verkrijgen en tegelijkertijd de relatie met de belanghebbende te onderhouden. Het uitleggen aan de sponsor waarom de belanghebbende feedback moet geven (optie 1) is indirect en legt de verantwoordelijkheid bij de sponsor. Een vergadering organiseren met het hele team (optie 2) kan overdreven zijn en de belanghebbende onder druk zetten. Een vergadering met alle zeven belanghebbenden (optie 3) is inefficiënt als slechts één belanghebbende niet heeft gereageerd. De focus moet liggen op de specifieke belanghebbende die nog geen feedback heeft gegeven.