Tijdens een project communiceert de directeur van de projectmanager rechtstreeks met de klant om wijzigingen goed te keuren, zonder medeweten van de projectmanager. Dit zorgt voor verwarring omdat de scope achter de schermen verandert en alleen in vergaderingen wordt genoemd. Hoe moet de projectmanager hiermee omgaan?

De projectmanager moet proactief communiceren met de directeur om de overeengekomen communicatiekanalen en het wijzigingsbeheerproces te herstellen. Het communicatiemanagementplan beschrijft hoe projectinformatie wordt gedeeld en door wie, wat essentieel is voor het handhaven van projectbeheersing. Door de directeur hierop te wijzen, kan de projectmanager de juiste procedures herstellen en toekomstige verwarring voorkomen. De andere opties zijn minder effectief: De klant informeren is niet de primaire oplossing, aangezien het probleem bij de interne communicatie ligt. Het stakeholder engagement plan beoordelen is nuttig, maar de directe actie is communicatie met de directeur. Het probleem bespreken met het projectteam lost de oorzaak van het probleem, de ongeautoriseerde communicatie van de directeur, niet op.