Tijdens een projectstatusvergadering heeft het team afspraken gemaakt over de activiteiten voor de komende weken. Aan het einde van de eerste week voerde het team taken onjuist uit omdat elk lid een ander begrip had, wat vertraging veroorzaakte. Wat moet de projectmanager doen om dit in de toekomst te voorkomen?

Het documenteren van afspraken in de notulen van de vergadering zorgt voor een officieel, gedeeld en toegankelijk referentiepunt voor alle teamleden. Dit helpt misverstanden te voorkomen, omdat iedereen de gemaakte besluiten en actiepunten kan nalezen en bevestigen. Reviews uitvoeren voordat activiteiten worden uitgevoerd (optie A) is nuttig voor kwaliteitsborging, maar pakt de oorzaak van het misverstand over de afspraken niet direct aan. De prestatiestatistieken van het team monitoren (optie B) is een reactieve maatregel die de gevolgen van het probleem meet, niet de preventie ervan. Een gemeenschappelijke communicatieterminologie hanteren (optie D) is een goede praktijk voor de lange termijn, maar lost het directe probleem van onduidelijke afspraken in een specifieke vergadering niet op.