Tijdens een retrospective rapporteerde het team dat verouderde apparatuur de volgende iteratie zou kunnen beïnvloeden en adviseerde het om nieuwe apparatuur aan te schaffen, omdat dit cruciaal is voor het uiteindelijke resultaat. Wat moet de projectmanager hierna doen?

Het kostenbeheerplan beschrijft hoe projectkosten worden gepland, gestructureerd en beheerd. Voordat de projectmanager verdere actie onderneemt, moet hij dit plan raadplegen om te begrijpen welke procedures er zijn voor het omgaan met onverwachte kosten of de aanschaf van nieuwe apparatuur, en welke autorisatie hiervoor nodig is. Dit is een proactieve stap om de juiste procesmatige aanpak te bepalen. Het controleren van het budget is voorbarig zonder te weten welke procedures gevolgd moeten worden. Het afwijzen van het team is demotiverend en negeert een potentieel risico. Een wijzigingsverzoek indienen is een mogelijke volgende stap, maar eerst moet het proces hiervoor in het kostenbeheerplan worden bekeken.