Tijdens het afsluiten van een project en het voorbereiden van de overdracht aan operations, werd een vertraagde factuur met hogere kosten dan gepland ingediend, wat de overdracht vertraagde en de gerapporteerde voltooiingskosten verhoogde. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

Regelmatige vastlegging en beoordeling van projectwerkzaamheden en kosten (optie D) is cruciaal voor proactief beheer. Dit stelt de projectmanager in staat om afwijkingen vroegtijdig te identificeren, inclusief onverwachte kosten of vertraagde facturering, en corrigerende maatregelen te nemen voordat ze escaleren en de projectafsluiting beïnvloeden. Optie A is een goede praktijk, maar garandeert niet dat alle facturen tijdig en correct worden ingediend. Optie B is een reactieve maatregel die pas bij afsluiting wordt uitgevoerd, te laat om het probleem te voorkomen. Optie C is ook reactief en richt zich op het oplossen van het probleem nadat het zich heeft voorgedaan, in plaats van het te voorkomen.