Tijdens het afsluiten van het project ontdekte de projectmanager dat de klant een bepaalde service niet heeft gebruikt. De klant vraagt om de service informeel te verlengen na de einddatum van het contract, maar het contract vermeldt duidelijk dat de service verloopt. Hoe moet de projectmanager hiermee omgaan om het project af te sluiten?

De projectmanager moet een wijzigingsverzoek indienen en het formele wijzigingsbeheerproces activeren. Hoewel het project in de afsluitfase is, vertegenwoordigt het verzoek van de klant om een service te verlengen na de contractuele einddatum een wijziging van de overeengekomen scope en voorwaarden. Het volgen van het formele wijzigingsbeheerproces zorgt ervoor dat de aanvraag correct wordt beoordeeld, goedgekeurd of afgewezen, en dat de impact op tijd, kosten en risico's wordt geanalyseerd. Dit handhaaft de contractuele integriteit en voorkomt informele afspraken die later tot geschillen kunnen leiden. Het escaleren naar de functioneel manager is voorbarig zonder een formeel verzoek. Het accepteren van het informele voorstel van de klant is in strijd met het contract en de projectgovernance. Het afwijzen van de aanvraag zonder formele overweging en het alleen vastleggen in lessons learned negeert de mogelijkheid om aan de klantbehoefte te voldoen via het juiste proces.