Tijdens het evalueren van lessen die zijn geleerd uit een vorig project, ontdekt een projectmanager dat de engineer van de klant erop stond elke wijziging te beoordelen, zelfs wijzigingen die niet in het contract waren gespecificeerd. Hoe moet de projectmanager dit aanpakken bij het plannen van het project?

De projectmanager moet ervoor zorgen dat het wijzigingsbeheerplan deze specifieke vereiste van de klant duidelijk documenteert. Dit omvat het vastleggen van de procedure voor het beoordelen van wijzigingen, zelfs die niet expliciet in het contract zijn gespecificeerd, om toekomstige misverstanden en vertragingen te voorkomen. Het wijzigingsbeheerplan is het juiste document om gedetailleerde procedures voor wijzigingsbeheer vast te leggen. Het bijwerken van de project charter is niet correct, omdat de charter een document op hoog niveau is dat de projectdoelstellingen en autoriteit definieert, niet de gedetailleerde procedures voor wijzigingsbeheer. Het bespreken van het proces met de klant is een goede stap, maar het documenteren ervan in het wijzigingsbeheerplan is cruciaal voor formele vastlegging. Het vastleggen als een risico is niet de meest directe oplossing, aangezien het hier gaat om een bekende, specifieke vereiste die direct in het plan kan worden opgenomen, in plaats van een onzekere gebeurtenis.