Tijdens het opstellen van het stakeholderregister kan de projectmanager de motivaties van sommige stakeholders niet achterhalen. Hoe moet de projectmanager die informatie verkrijgen?

Een één-op-één-gesprek voeren met elke stakeholder is de meest effectieve methode om diepgaande informatie, zoals motivaties en verwachtingen, te achterhalen. Dit biedt de mogelijkheid om open vragen te stellen, non-verbale signalen op te vangen en een vertrouwensband op te bouwen, wat cruciaal is voor het begrijpen van complexe belangen. Het afleiden van motivaties uit de businesscase is onvoldoende, omdat deze vaak niet alle individuele belangen omvat. Het vragen om motivaties tijdens een kick-off meeting is te algemeen en kan leiden tot oppervlakkige antwoorden, aangezien stakeholders mogelijk niet bereid zijn persoonlijke motivaties in een groep te delen. Projectdoelstellingen per e-mail sturen en om goedkeuring vragen is een eenzijdige communicatie die geen ruimte biedt voor het achterhalen van onderliggende motivaties.