Twee weken nadat het projectmanagementplan voor een wereldwijd project was goedgekeurd, ontdekte de projectmanager dat het was goedgekeurd op basis van verschillende interpretaties door internationale belanghebbenden en niet overeenkwam met wat was gepresenteerd. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De projectmanager had het begrip van elke belanghebbende moeten valideren tijdens de kick-off vergadering. Dit is cruciaal voor wereldwijde projecten waar culturele en taalverschillen kunnen leiden tot uiteenlopende interpretaties. Door actief te controleren of alle belanghebbenden de inhoud van het projectmanagementplan op dezelfde manier begrijpen, kunnen misverstanden en toekomstige problemen worden voorkomen. Het versturen van notulen achteraf is reactief en lost het initiële misverstand niet op. Het onmiddellijk controleren van goedkeuringen bevestigt alleen dat er een handtekening is, niet dat er begrip is. Aparte kick-off vergaderingen kunnen nuttig zijn voor logistiek, maar garanderen op zichzelf geen uniform begrip zonder actieve validatie.