Verschillende recente maandelijkse facturen zijn door de klant betwist, ondanks dat ze duidelijk waren gedefinieerd; betalingen waren te laat en buiten het overeengekomen schema, en recente facturen werden slechts gedeeltelijk betaald. Wat moet de projectmanager doen?

De meest directe en effectieve actie is om een vergadering met de klant te beleggen. Dit is een kritiek escalatiepunt dat een directe impact heeft op de projectfinanciering en de relatie met de klant. Door het probleem rechtstreeks met de klant te bespreken, kan de projectmanager de oorzaak van de betalingsproblemen achterhalen, misverstanden ophelderen en werken aan een oplossing om de betalingen weer op schema te krijgen. Het beoordelen van eerdere projecten op lessons learned is nuttig voor toekomstige projecten, maar lost het huidige, urgente betalingsprobleem niet op. Het registreren van niet-betaling als een probleem is noodzakelijk, maar onvoldoende; er is actie nodig om het probleem op te lossen, niet alleen om het te documenteren. Het bijwerken van het inkoopbeheerplan met het projectteam is niet de eerste stap, aangezien het probleem bij de klant ligt en niet primair bij het interne inkoopproces.