Vlak voor de voltooiing van het project vraagt de klant om een verlaging van de kosten van verkochte goederen (cost of goods), wat gevolgen zal hebben voor het budget en de prognose van de verkoopafdeling. Wat moet de projectmanager als eerste doen om tot overeenstemming te komen en het project succesvol af te sluiten?

De projectmanager moet eerst de onderhandelingsgrenzen analyseren om de speelruimte te begrijpen en een wederzijds aanvaardbare oplossing te vinden. Dit omvat het identificeren van de minimale en maximale acceptabele voorwaarden voor beide partijen (Best Alternative To a Negotiated Agreement - BATNA). Een wijzigingsverzoek indienen is voorbarig zonder deze analyse, omdat de impact en haalbaarheid nog niet duidelijk zijn. Het identificeren van onderliggende belangen is een onderdeel van de analyse, maar de analyse van de grenzen is de directe volgende stap om tot een overeenkomst te komen. Voldoen aan het verzoek van de klant zonder analyse is onverantwoord, omdat dit de projectdoelstellingen en de prognose van de verkoopafdeling negatief kan beïnvloeden.