Voortgangsvergaderingen van het project worden gehouden via een conference call. Eén teamlid onderbreekt herhaaldelijk anderen, waardoor ze hun punten niet kunnen afmaken. Wat moet de projectmanager doen?

Het vooraf vaststellen van basisregels, doelstellingen en een agenda creëert een gestructureerde omgeving die onderbrekingen minimaliseert en ervoor zorgt dat iedereen de kans krijgt om bij te dragen. Dit is een proactieve aanpak die de vergadering efficiënter maakt. Privé met het teamlid spreken is een reactieve maatregel die de onderliggende oorzaak van het probleem niet aanpakt en de vergadering niet direct verbetert. Het handhaven van de agenda en tijdslimieten is goed, maar zonder duidelijke basisregels kan het onderbreken nog steeds voorkomen. Privé met niet-deelnemende teamleden spreken is irrelevant voor het probleem van onderbrekingen.