Aby oszacować koszty projektu podobnego do tego zrealizowanego w zeszłym roku, kierownik projektu spotkał się z ekspertami, którzy zastosowali technikę szacowania trójpunktowego. Nowy sponsor jest zaniepokojony, ponieważ budżet jest wyższy niż oczekiwano. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Kierownik projektu powinien przejrzeć informacje historyczne i wnioski wyciągnięte z zeszłorocznego projektu, aby uzasadnić nowy szacunkowy budżet. Szacowanie trójpunktowe (three-point estimating) jest techniką, która uwzględnia ryzyka i niepewności, co często prowadzi do wyższych, ale bardziej realistycznych szacunków. Porównanie z podobnym projektem z przeszłości, w tym analiza faktycznych kosztów i przyczyn odchyleń, pozwoli na wyjaśnienie sponsorowi, dlaczego obecny budżet jest taki, a nie inny, budując zaufanie i zrozumienie. Przejrzenie oceny procesów organizacyjnych w celu ustalenia, czy rezerwa na nieprzewidziane wydatki została uwzględniona, jest ważne, ale nie rozwiązuje bezpośrednio obaw sponsora dotyczących ogólnej wysokości budżetu. Przejście na szacowanie od podstaw (bottom-up) jest bardziej dokładne, ale wymagałoby dodatkowego czasu i zasobów, a sponsor potrzebuje wyjaśnień już teraz. Wykorzystanie umiejętności interpersonalnych bez solidnych danych nie jest profesjonalnym podejściem do zarządzania budżetem.