Audyt dokumentacji wykazał, że najnowszy harmonogram projektu miał miesiąc, mimo że kierownik projektu wiedział, iż został on niedawno zaktualizowany. W jaki sposób kierownik projektu powinien był utrzymywać dokumentację projektu?

Prawidłowa odpowiedź to przechowywanie dokumentacji w systemie informacji o zarządzaniu projektem (PMIS) i udostępnianie jej odpowiednim interesariuszom. PMIS to zintegrowany zestaw narzędzi i technik używanych do zbierania, integrowania i rozpowszechniania wyników procesów zarządzania projektem, co zapewnia, że dokumentacja jest aktualna i łatwo dostępna dla uprawnionych stron. Regularne aktualizowanie planu zarządzania projektem jest ważne, ale nie gwarantuje, że dokumentacja jest przechowywana w centralnym, dostępnym miejscu. Wyznaczenie członka zespołu do aktualizacji dokumentacji jest dobrym pomysłem, ale bez odpowiedniego systemu (jak PMIS) nadal może prowadzić do problemów z dostępnością i wersjonowaniem. Przejrzenie rejestru ryzyk nie jest bezpośrednią odpowiedzią na problem nieaktualnej dokumentacji.